Справочник «Проекты»
Список проектов.
Описание
Проект - это ограниченная по времени деятельность, которая выполняется для получения определённого результата. У проекта есть дата начала и завершения, ответственное лицо, участники, ресурсы и связь с одной или несколькими задачами бизнеса. В отличие от регулярного процесса, проект когда-нибудь заканчивается: магазин продолжает принимать заказы постоянно, а открытие нового магазина является проектом.
Справочник «Проекты» объединяет в ERP «Мега» информацию, относящуюся к одной инициативе. К проекту можно привязать цель, заказ клиента, документы, участников, материальные и трудовые ресурсы. Благодаря этому продажи, закупки, складские операции, затраты и другие события рассматриваются не по отдельности, а в контексте общего результата.
Когда следует создавать проект
Создайте проект, если работа:
- направлена на конкретный результат;
- имеет начало и предполагаемое завершение;
- состоит из нескольких связанных действий;
- требует участия нескольких сотрудников или подразделений;
- связана с отдельным бюджетом, заказом, объектом или клиентом;
- нуждается в совместном контроле сроков, ресурсов и документов.
Если действие регулярно повторяется и не имеет конечного результата, его правильнее оформить как процесс или отдельную задачу. Например, ежемесячное начисление заработной платы - процесс, а переход компании на новую систему расчёта заработной платы - проект.
Как проект связан с целью
Проект отвечает на вопрос «Что мы должны сделать?», а цель - «Какого результата мы хотим достичь?». Сначала рекомендуется определить цель, а затем создавать проекты, необходимые для её достижения.
Одна цель может достигаться несколькими проектами. Например, для цели «Сократить срок исполнения заказа с пяти до двух дней» компания может запустить проекты по автоматизации склада, изменению схемы закупок и обучению сотрудников. В карточке проекта можно указать его долю участия в достижении выбранной цели.
Что фиксируется в карточке проекта
В карточке проекта указываются его вид, сроки, ответственный, основной адрес, портфель и связанная цель. При необходимости проект связывается с заказом клиента и получает собственное цветовое оформление для удобного отображения в списках и отчётах.
В составе проекта можно зарегистрировать:
- сотрудников, контрагентов и контактных лиц с указанием их ролей;
- плановую потребность в трудовых ресурсах;
- материалы, товары и другие материальные ресурсы;
- документы и хозяйственные операции, относящиеся к проекту;
- дополнительные реквизиты, метки и файлы.
Такой подход позволяет собрать в одном контексте управленческую и операционную информацию: кто участвует в работе, какие ресурсы нужны, какие документы созданы и как проект влияет на достижение цели.
Житейский пример: ремонт квартиры
Ремонт квартиры удобно рассматривать как проект. У него есть понятный результат - квартира готова к заселению, дата начала, плановый срок окончания, бюджет и участники.
В проект можно включить:
- цель - «Подготовить квартиру к заселению до 1 декабря»;
- ответственного - владельца квартиры;
- участников - дизайнера, прораба, электрика и членов семьи;
- материальные ресурсы - плитку, краску, двери и сантехнику;
- документы - сметы, договоры, счета и акты;
- задачи - согласовать планировку, заказать материалы и принять выполненные работы.
Покупка одной лампы для квартиры не является самостоятельным проектом: это задача внутри ремонта. А регулярная уборка квартиры - процесс, поскольку она повторяется и не имеет окончательной точки завершения.
Пример для компании: внедрение складского учёта
Торговая компания хочет уменьшить количество ошибок при отгрузке. Для этого создаётся проект «Внедрение адресного хранения и штрихкодирования».
В проекте указываются сроки, руководитель, сотрудники склада, подрядчик по оборудованию, терминалы сбора данных и необходимые материалы. К проекту привязываются договоры, заказы поставщикам, поступления оборудования, расходы, технические задания и задачи участников. Результатом проекта становится работающий складской контур, а его вклад оценивается через достижение связанной цели - например, снижение доли ошибочных отгрузок с 3% до 0,5%.
Практические рекомендации
- Называйте проект по ожидаемому результату: «Открытие склада в Казани», а не «Склад».
- Указывайте реалистичные даты начала и завершения.
- Назначайте одного ответственного за итог проекта, даже если участников несколько.
- Связывайте проект с целью, чтобы было понятно, зачем он выполняется.
- Регистрируйте документы и затраты с указанием проекта - это упростит последующий анализ.
- Не превращайте в проект каждую небольшую задачу: проект должен объединять несколько согласованных действий.
Связанные разделы: Цели, Горизонты планирования, Уровни целей, Управление проектами.
Доступен в разделах
Реквизиты 24
| Имя | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Код | Строка (10) | Код элемента |
| Наименование | Строка (150) | Наименование элемента справочника |
| Автор | Пользователь | Автор записи |
| Дата создания | Дата | Дата создания |
| Вид проекта | Вид проекта | Вид проекта |
| Начало | Дата | Дата начала |
| Завершение | Дата | Дата конца |
| Основной адрес | Адрес | Основной адрес |
| Цель проекта | Цель | Цель проекта |
| Цель проекта процент участия | Число | Цель проекта процент участия |
| Заказ покупателя | Заказ клиента | Заказ покупателя |
| Ответственный | Сотрудник | Ответственный |
| Город | Город | |
| Красная составляющая цвета | Число | Красная составляющая цвета |
| Зеленая составляющая цвета | Число | Зеленая составляющая цвета |
| Синяя составляющая цвета | Число | Синяя составляющая цвета |
| Цвет в формате SVG | Строка | Цвет в формате SVG (rgb(255,255,255)) |
| Картинка | Хранилище значения | Картинка |
| Картинка навигационная ссылка | Строка | Картинка навигационная ссылка |
| Комментарий | Строка | |
| Портфель | Портфель проектов | |
| Длительность | Число | Длительность проекта (количество) |
| Длительность единица | Единица измерения времени | Длительность проекта (единица времени) |
| Длительность | Строка | Длительность проекта |
Табличные части 7
Наборы строк внутри объекта — у каждого свой состав реквизитов.
#Контрагенты 2
| Имя | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Контрагент | Контрагент | Контрагент |
| Уникальный идентификатор | Строка | Уникальный идентификатор |
#Контактные лица 2
| Имя | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Контактное лицо | Контактное лицо | |
| Уникальный идентификатор | Строка | Уникальный идентификатор |
#Дополнительные реквизиты 4
| Имя | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Свойство | Дополнительный реквизит / сведение | |
| Значение | Составной тип | |
| Текстовая строка | Строка | |
| Уникальный идентификатор | Строка | Уникальный идентификатор |
#Участники проекта 7
| Имя | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Сотрудник | Сотрудник | |
| Контрагент | Контрагент | |
| Контактное лицо | Контактное лицо | |
| Преподователь | Преподаватели | Преподователь |
| Роль | Роли | |
| Участник | Строка | |
| Уникальный идентификатор | Строка | Уникальный идентификатор |
#Материальные ресурсы 8
| Имя | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Номенклатура | Номенклатура | Номенклатура |
| Характеристика | Характеристика | |
| Количество | Число | Количество |
| Единица | Единица | Единица |
| Коэффициент | Число | |
| Цена | Число | Цена |
| Всего | Число | Всего |
| Уникальный идентификатор | Строка | Уникальный идентификатор |
#Ресурсы план трудовые 4
| Имя | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Сотрудник | Сотрудник | Сотрудник |
| Количество | Число | Количество |
| Единица | Единица измерения времени | |
| Уникальный идентификатор | Строка | Уникальный идентификатор |