Цели

Цель - это описание результата, которого компания, подразделение или проект должны достичь к определённому моменту. Цель задаёт направление работы и объясняет, ради чего создаются проекты, выполняются задачи и расходуются ресурсы.

Справочник «Цели» предназначен для регистрации целей компании и целей отдельных проектов. Для каждой цели можно указать описание, дату достижения, уровень, горизонт планирования, актуальность и признак достижения.

Чем цель отличается от проекта и задачи

Цель описывает желаемое состояние, проект - способ его получить, а задача - конкретное действие внутри работы.

Например:

• цель - «Сократить срок обработки заказа до двух часов к 31 декабря»;
• проект - «Автоматизация обработки заказов»;
• задача - «Настроить автоматическое резервирование товаров».

Формулировка «Внедрить новую систему» обычно описывает проект. Чтобы превратить её в цель, нужно определить полезный результат внедрения: «Сократить время подготовки управленческой отчётности с пяти дней до одного дня».

Как сформулировать хорошую цель

Хорошая цель должна давать однозначные ответы на четыре вопроса:

1. Что должно измениться? Укажите ожидаемый результат, а не перечень действий.
2. Как понять, что цель достигнута? Используйте измеримый показатель или чёткий критерий приёмки.
3. Когда должен быть получен результат? Укажите дату достижения.
4. Зачем это нужно? Объясните связь с потребностями компании, клиента или проекта.

Сравните две формулировки:

• «Улучшить работу отдела продаж» - непонятно, что считать улучшением;
• «Увеличить долю обработанных в день обращения лидов с 60% до 90% к 1 марта» - результат можно проверить.

В наименовании рекомендуется кратко фиксировать сам результат, а условия, исходное значение показателя и способ оценки раскрывать в описании или комментарии.

Уровень цели и горизонт планирования

Уровень цели показывает её роль в системе управления: стратегическую, тактическую или операционную. Горизонт планирования показывает, насколько далеко во времени компания планирует результат.

Эти признаки дополняют друг друга, но не заменяют один другой. Например, стратегическая цель может быть рассчитана на три года, а тактическая - на один год. Поэтому уровень следует выбирать по значению цели для управления, а горизонт - по сроку её достижения.

Актуальность и достижение цели

Признаки «Актуальна» и «Достигнута» отражают разные состояния:

• цель может быть актуальна, но ещё не достигнута - работа продолжается;
• цель может быть достигнута - требуемый результат получен;
• цель может потерять актуальность, не будучи достигнутой, если изменились условия или приоритеты;
• достигнутая цель сохраняется в системе как часть истории управления.

Не рекомендуется удалять цель только потому, что руководство решило от неё отказаться. Лучше снять признак актуальности и пояснить причину в комментарии - это позволит позднее восстановить логику принятых решений.

Житейский пример: накопить на отпуск

Фраза «Хочу поехать в отпуск» выражает желание, но ещё не является управляемой целью. Более точная формулировка: «Накопить 300 000 рублей на семейную поездку к 1 июня».

Для такой цели можно указать:

• дату достижения - 1 июня;
• уровень - операционная или тактическая, в зависимости от принятой модели;
• горизонт - краткосрочный;
• критерий достижения - на отдельном счёте накоплено 300 000 рублей;
• способ выполнения - ежемесячно откладывать установленную сумму и контролировать накопления.

Покупка билетов и бронирование гостиницы будут отдельными задачами или частью проекта «Семейная поездка», но не самой целью.

Пример для компании: повышение качества отгрузок

Компания фиксирует цель «Снизить долю отгрузок с ошибками с 3% до 0,5% к 31 декабря». Для её достижения могут быть созданы разные проекты: внедрение штрихкодирования, изменение контроля сборки и обучение кладовщиков.

Если один из проектов завершён, это ещё не означает автоматического достижения цели. Сначала нужно проверить итоговый показатель. И наоборот: если требуемое значение уже получено, цель можно отметить достигнутой, даже если первоначальный план мероприятий пришлось изменить.

Практические рекомендации

• Не используйте в качестве цели обычное действие: «провести совещание», «купить оборудование», «разработать инструкцию».
• Не объединяйте в одной записи несколько независимых результатов.
• Указывайте дату достижения даже для долгосрочных целей; для видения можно использовать целевой год.
• Проверяйте цель с периодичностью, соответствующей её горизонту планирования.
• Связывайте проекты с целью, чтобы видеть, какие инициативы действительно работают на выбранный результат.
• После завершения проекта отдельно оценивайте достижение цели: выполненные работы и полученный эффект - не одно и то же.

Связанные разделы: Проекты, Горизонты планирования, Периодичность контроля, Уровни целей.