Справочник «Метки»

Метки: сквозная классификация объектов

Метки - это короткие цветные признаки, с помощью которых можно объединять и быстро находить связанные данные без изменения структуры справочников и документов. Они помогают выделить срочные и нестандартные ситуации, отметить принадлежность к тендеру, кампании или инициативе, собрать объекты на особый контроль и создать удобную для команды дополнительную классификацию.

Главное отличие меток в ERP «Мега» от обычных тегов в таск-трекере - сквозное применение во всей системе. Одну и ту же метку можно использовать не только в лидах и задачах, но и в карточках контрагентов, договорах, проектах, заказах, перевозках, финансовых заявках, реализациях, счетах-фактурах, файлах, статьях базы знаний и других объектах.

Метка не меняет статус объекта и не заменяет его основные реквизиты. Она добавляет ещё один удобный разрез, который понятен людям и может проходить через несколько подсистем одновременно.

Пример из жизни: тендер от первого звонка до отгрузки

Представим, что в пятницу вечером компания получает запрос от водоканала: к понедельнику нужно подготовить предложение на поставку оборудования. Менеджер создаёт лид «Водоканал» и устанавливает метки Тендер и Срочно.

Руководитель открывает канбан, выбирает метку Срочно и сразу видит эту карточку среди остальных лидов. После квалификации запроса сотрудники могут установить метку Тендер и на другие связанные объекты:

1. коммерческое предложение покупателю;
2. запросы и коммерческие предложения поставщиков;
3. проект подготовки и исполнения контракта;
4. заказ клиента и заказы поставщикам;
5. задачи сотрудников;
6. перевозки и грузы;
7. реализацию и счета-фактуры;
8. договор, документы и файлы по тендеру.

В результате слово Тендер становится сквозным ориентиром. Отдел продаж видит его в воронке, закупки - в заказах поставщикам, логисты - в перевозках, а руководитель - в проектах и документах. Сотрудникам не нужно помнить номера всех связанных объектов или искать информацию в нескольких программах.

Где можно использовать метки

На момент подготовки описания механизм используется в 40 видах объектов: 18 справочниках и 22 документах.

Полный перечень объектов, в которых используются метки

Справочники

• Грузы;
• Договоры контрагентов;
• Документы;
• Инциденты;
• Контактные лица;
• Контрагенты;
• Номенклатура;
• Пользовательские истории;
• Представления объектов;
• Проекты;
• Сделки с клиентами;
• Сотрудники;
• Статьи базы знаний;
• Структура интеллект-карты;
• Файлы;
• Физические лица;
• Функции сотрудников;
• Эпики.

Документы

• Перевозка авиа;
• Задача;
• Заказ клиента;
• Заказ логистических услуг;
• Заказ на производство;
• Заказ поставщику;
• Запрос перевозки;
• Заявка на расходование денежных средств;
• Изменение в информационной системе;
• Коммерческое предложение покупателю;
• Коммерческое предложение поставщика;
• Лид;
• Перевозка море;
• Перевозка авто;
• Перевозка авто LTL;
• Перевозка ЖД;
• Поступление товаров и услуг;
• Реализация товаров и услуг;
• Перевозка ЖД сборная;
• Событие календаря;
• Счёт-фактура выданный;
• Счёт-фактура полученный.

Как метки выглядят в работе

Для каждой метки задаётся цвет, поэтому признаки хорошо заметны в списках и на канбан-доске. Например, красным можно обозначить Срочно, фиолетовым - Тендер, синим - Важно. На одной карточке может быть несколько меток: лид может одновременно относиться к тендеру, требовать срочной реакции и находиться на особом контроле.

В списке лидов метки можно вывести отдельной колонкой. При включённом предварительном просмотре они также отображаются в правой части формы вместе с другой ключевой информацией по выбранному лиду.

На канбан-доске метки показаны непосредственно на карточках. Отбор по метке позволяет оставить на экране только нужные объекты - например, все срочные лиды или все заявки, относящиеся к тендерам, независимо от текущего этапа воронки.

В общем списке меток доступны два режима просмотра:

• все - общие метки, доступные пользователю;
• только мои - личные метки текущего пользователя.

При выборе метки в правой части списка отображаются ссылки на объекты, где она установлена. Это удобно для обратного поиска: можно открыть метку Тендер и перейти к отмеченным ею объектам.

Настройка карточки метки

Ограничения можно настраивать для конкретных сотрудников, подразделений и ролей. Например, специалисты отдела закупок могут устанавливать метку Тендер, но снять её после проверки результатов может только руководитель. Это превращает метку из произвольной цветной пометки в управляемый элемент процесса.

Практические сценарии

Особый контроль оплаты

Финансовый директор устанавливает метку Оплата сегодня на заявке на расходование денежных средств. Метка выделяется красным цветом, а право её установки ограничено финансовой службой. Снять её может только сотрудник, который проверяет исполнение платежа.

Такой сценарий особенно полезен, когда обычного приоритета недостаточно: метка показывает не только срочность, но и конкретный управленческий режим.

Риск срыва поставки

Поставщик сообщил о задержке производства. Метку Риск срыва можно установить на заказ поставщику, груз, перевозку и связанный заказ клиента. Закупки видят проблемный заказ, логисты заранее ищут альтернативный маршрут, а менеджер предупреждает клиента до того, как нарушение срока станет неожиданностью.

Подготовка к изменению законодательства

Для новой обязательной формы документов создаётся метка Требование с 1 сентября. Ею отмечают изменение в информационной системе, пользовательские истории, задачи разработчиков, статью базы знаний и необходимые шаблоны документов.

Одна метка объединяет техническую разработку, тестирование, обучение пользователей и обновление документации - даже если эти объекты находятся в разных подсистемах.

Материалы для нового сотрудника

Руководитель отмечает меткой Для обучения новичков статьи базы знаний, файлы, типовые документы и события календаря. Новому сотруднику проще собрать программу адаптации: вместо поиска по всей базе он получает готовую тематическую подборку.

Личная рабочая подборка

Пользователь создаёт личную метку Проверить в пятницу и устанавливает её на интересующие его объекты. Коллеги эту метку не видят, а владелец получает собственную подборку, не меняя общие правила работы команды.

Метка, статус, приоритет или отдельный реквизит

Метки лучше всего подходят для дополнительной гибкой классификации. Они не должны дублировать данные, для которых в системе уже предусмотрен отдельный реквизит.

Например, не стоит создавать десятки меток Москва, Санкт-Петербург, Казань, если город уже хранится в отдельном поле и по нему можно построить точный отчёт. А вот метка Пилотный регион полезна: она объединит несколько городов, клиентов, проектов и документов в рамках временной инициативы.

Как организовать справочник меток

Удобнее заранее определить несколько групп и единые правила наименования.

Практика других систем показывает две стороны свободных тегов. Цветные метки ускоряют визуальный поиск и хорошо работают вместе с фильтрами, но без правил быстро появляются дубли: Тендер, тендер, Тендеры, Конкурс. В ERP «Мега» этот риск можно снизить за счёт централизованного справочника, иерархии, запрета выбора групп, признака актуальности и ограничения прав на установку и снятие.

Рекомендуется соблюдать несколько правил:

• Один смысл - одно название. Перед созданием метки проверьте, нет ли уже подходящей.
• Название должно быть понятным без пояснений. Нет оригинала договора полезнее, чем Проверить.
• Не используйте цвет как единственный носитель смысла. Пользователь должен понимать назначение метки по её названию.
• Не подменяйте метками обязательные реквизиты. Статусы, даты, суммы и ответственные должны храниться в предназначенных для них полях.
• Ограничивайте управленческие метки. Если метка запускает особый порядок работы, настройте права на её установку и снятие.
• Не удаляйте историю без необходимости. Устаревшую метку можно сделать неактуальной: она исчезнет из списка выбора, но останется в ранее отмеченных объектах.
• Периодически пересматривайте справочник. Объединяйте дубли, отключайте завершённые кампании и проверяйте, действительно ли метки помогают принимать решения.

Как начать работу

• Откройте справочник «Метки» в подсистеме «Универсальные механизмы».
• Создайте смысловые группы, например Продажи, Риски, Логистика и Знания.
• Для групп включите «Запретить выбор метки», чтобы пользователи выбирали только конкретные значения.
• Создайте метки, задайте им понятные названия и цвета.
• При необходимости настройте видимость, актуальность, источник информации и права на установку или снятие.
• Добавьте метки в нужные карточки и включите колонку «Метки» в настройках списка.
• Используйте отбор по меткам в списках и на канбан-досках.

Начать можно с пяти–семи действительно полезных меток. Когда команда привыкнет использовать их одинаково, справочник легко расширить под продажи, логистику, закупки, проекты, документооборот и внутренние инициативы.