Рассылка отчетов

Введение

Механизм автоматической рассылки отчётов предназначен для регулярной отправки отчётов по электронной почте без участия пользователя.

Примеры использования

• Отправка текущих остатков товара и цен клиентам (складская программа)

• Отправка отчета анализ продаж в разрезе менеджеров руководителю отдела продаж каждый день в конце рабочего дня

• Отправка менеджерам отчета по взаиморасчетам с контрагентами в начале каждого дня.

• Отправка в 8-00 списка задач, запланированных на сегодня и с просроченным сроком исполнения.

Как это работает

Работа строится в два этапа. Сначала пользователь открывает нужный отчёт, задаёт отбор, группировки и прочие настройки, после чего сохраняет их как вариант для рассылки (пункт «Еще – Сохранить настройки»). Все сохранённые варианты отчетов хранятся в справочнике «Варианты отчётов», где их можно просмотреть, изменить. 

В справочнике "Рассылка отчетов" указывается вариант, параметры доставки: список получателей (электронная почта) и расписание отправки. При необходимости рассылку можно отключить, сделав ее неактивной (включатель «Рассылка активна»).

В назначенное расписанием время система автоматически восстанавливает сохранённые настройки, формирует отчёт в его актуальном виде на текущих данных и отправляет полученный файл вложением на указанные адреса.

При необходимости можно указать, что бы система отправляла отчет перечисленным получателем рассылки отдельными письмами или одним письмом. Для этого в настройках рассылки используется переключатель "Отдельное письмо каждому получателю". Это удобно использовать, если требуется, например в целях безопасности и соблюдение коммерческой тайны, ограничить видимость получателей писем.

Так же при формировании письма, сам отчет может быть размещен прямо в теле письма. Это удобно использовать, при получении коротких отчетов и использовании мобильных устройств. Таким образом не требуется открывать вложенный файл с отчетом, а можно просмотреть его данные, прямо в теле письма. Включить или выключить эту настройку можно переключателем "Дублировать отчет в теле письма". 

Прогресс от использования

Безусловная отправка отчетов значительно повышает дисциплину не только лиц, которые влияют на полученные в отчете данные, но и так же на персонал, который участвует в формирование и вводе данных для отчетов. Например, если речь о дебиторской задолженности и все знают, что отчет готовиться к 13-00, то все проводки с оплатами, будут с большей вероятностью появляться до этого времени.

Форматы вложений 

• Документ PDF (*.pdf)

• Документ HTML (*.html)

• Лист Excel2007 (*.xlsx)
• Документ Word2007 (*.docx)