Периодичность контроля
Периодичность контроля выполнения целей
Описание
Периодичность контроля определяет, как часто следует проверять состояние цели и сопоставлять фактический результат с запланированным. Контроль помогает вовремя увидеть отклонение и изменить действия до наступления даты достижения цели.
В ERP «Мега» периодичность контроля указывается для горизонта планирования. Она задаёт рекомендуемый ритм наблюдения за целями соответствующего горизонта. Чем ближе результат и чем быстрее меняется ситуация, тем чаще обычно требуется контроль.
Периодичность контроля - не срок выполнения
Дата достижения отвечает на вопрос «Когда результат должен быть получен?», а периодичность контроля - «Как часто мы проверяем движение к результату?».
Например, цель должна быть достигнута через год, но проверять её состояние можно ежемесячно. Двенадцать контрольных точек дают возможность заметить проблему раньше, чем наступит конечный срок.
Контроль также не означает постоянное вмешательство в работу исполнителя. Его задача - зафиксировать факт, сравнить его с планом, определить отклонение и при необходимости принять решение.
Значения перечисления
| Значение | Когда подходит | Пример |
|---|---|---|
| Ежечасно | Критичные кратковременные работы, где ситуация меняется в течение дня | Запуск оборудования или восстановление аварийного сервиса |
| Ежедневно | Короткие проекты, пусковые периоды и задачи с высокой ценой задержки | Подготовка торговой точки к открытию |
| Еженедельно | Большинство оперативных целей и активных проектов | Выпуск новой функции, ремонт помещения |
| Ежемесячно | Годовые планы и стабильные управленческие показатели | Продажи, затраты, накопление денежных средств |
| Ежеквартально | Среднесрочные цели и программы развития | Выход на новый рынок, развитие продуктового направления |
| Ежегодно | Долгосрочные ориентиры и видение компании | Изменение масштаба бизнеса или структуры активов |
Периодичность выбирается не только по длительности цели, но и по скорости изменения показателя. Годовую цель по выручке целесообразно проверять ежемесячно, а состояние пятилетней программы развития - ежеквартально или ежегодно.
Что проверять в контрольной точке
Во время контроля полезно ответить на несколько вопросов:
- Каково текущее значение результата или показателя?
- Соответствует ли оно ожидаемой динамике?
- Какие проекты и действия выполнены с прошлого контроля?
- Какие препятствия появились?
- Сохраняет ли цель актуальность?
- Нужно ли изменить действия, ресурсы или дату достижения?
Проверка должна завершаться решением. Если контроль сводится только к обсуждению без фиксации факта и следующих действий, он быстро превращается в формальность.
Житейский пример: подготовка к переезду
Семья планирует переехать в новую квартиру через два месяца. На первом этапе достаточно еженедельного контроля: выбрана ли транспортная компания, собраны ли документы, заказана ли упаковка, укладываются ли расходы в бюджет.
В последние два дня перед переездом ситуация меняется быстрее, поэтому ключевые действия проверяются ежедневно. При этом конечная дата переезда не меняется - меняется только частота контроля. Этот пример показывает, почему срок цели и периодичность наблюдения нужно хранить отдельно.
Пример для компании: открытие магазина
На этапе поиска помещения и согласования договора проект можно контролировать еженедельно. Во время ремонта достаточно еженедельного контроля общего графика и ежедневного контроля критических работ. В день запуска касс, оборудования и интеграций может потребоваться почасовая проверка.
После открытия магазина связанные годовые цели - например, достижение плановой выручки и рентабельности - разумно контролировать ежемесячно. Одна инициатива может проходить разные стадии, но для каждой цели следует выбирать такой ритм, который позволяет вмешаться до того, как отклонение станет необратимым.
Как выбрать подходящий ритм
Контроль должен быть достаточно частым для своевременной реакции, но не создавать лишнюю отчётность. При выборе учитывайте:
- скорость изменения показателя;
- цену пропущенного отклонения;
- продолжительность цели;
- доступность фактических данных;
- возможность реально повлиять на результат между проверками.
Если при каждой проверке новых данных ещё нет, контроль установлен слишком часто. Если проблему обнаруживают тогда, когда исправить её уже нельзя, - слишком редко.
Связанные разделы: Горизонты планирования, Цели, Уровни целей, Проекты.